Dipòsit Legal (DL) de les publicacions editades per la UPC

El Dipòsit Legal és  un mecanisme regulat per llei i gestionat per l'Oficina del Dipòsit Legal de la Biblioteca de Catalunya. que obliga als editors i autors-editors el lliurament d'un seguit d'exemplars de la seva producció a la Biblioteca Nacional de Catalunya, la qual cosa garanteix la difusió i conservació del patrimoni bibliogràfic, sonor, visual, audiovisual i digital de Catalunya.

  1. Generalitats
  2. Petició del Dipòsit Legal
  3. Edició del Dipòsit Legal
  4. Tramesa d'exemplars

1. Generalitats

Són objecte de Dipòsit Legal les següents publicacions produïdes a Catalunya amb fins de difusió, ja siguin de venda o gratuïtes (en cas de dubte, decidirà la direcció de la Biblioteca de Catalunya):

  • Llibres i fullets, venals o no, de qualsevol contingut, tipus d'impressió o suport.
  • Recursos continuats impresos com anuaris, revistes, diaris, memòries i recursos integrables (fulls solts actualitzables)
  • Mapes, plànols, atles, cartes marines, aeronàutiques i celestes
  • Documents audiovisuals
  • Partitures musicals i enregistraments sonors
  • Fotografies editades
  • Cartells anunciadors i publicitaris
  • Documents electrònics en qualsevol suport i que no siguin accessibles lliurement a travès d’Internet (p. ex., discs òptics)
  • ...

Les segones i les successives edicions d'una obra també requereixen el corresponent Dipòsit Legal.

Tal i com estableix el Reial Decret 635/2015, des del 25 d'octubre de 2015 es cessa l'atorgament de números de dipòsit legal a les publicacions en línia [art. 6.4]. No obstant això, per garantir-ne l'accés i conservació permanent [arts. 7, 8 i 10]:

  • Els centres de conservació podran capturar les publicacions en línia, motiu pel qual els editors o productors hauran de facilitar la seva recol·lecció.
  • Si les publicacions són d'accés restringit, l'editor o productor n'haurà de proporcionar les claus d'accés/reproducció, o la seva transferència.
  • Les obligacions derivades del dipòsit legal no podran perjudicar els interessos legítims dels titulars dels drets de les publicacions, ni suposar cap conflicte amb la possible explotació comercial de les mateixes.
  • Els centres de conservació podran establir acords de col·laboració amb aquelles entitats públiques o privades que disposin de dipòsits en línia considerats com a "segurs" a efectes de conservació (segons els criteris i requisits establerts pels mateixos centres de conservació).

No són objecte de Dipòsit Legal tots aquells documents que no compleixin els citats fins de difusió. Per exemple. aquest és el cas dels documents d’institucions i organitzacions que versin sobre assumptes interns i adreçades al seu personal, de les publicacions d’impressió sota demanda o dels documents de les Administracions públiques, de caracter intern o susceptibles de ser integrats en expedients administratius.

2. Petició del Dipòsit Legal

A partir de la vigència de la nova Llei 23/2011, de 29 de juliol, de dipòsit legal, els editors de les obres són els responsables de la tramitació del dipòsit legal (en lloc dels impressors).

Per tant, cadascuna de les unitats editores de la UPC (unitats bàsiques, funcionals o altres) ha de demanar el DL de les seves publicacions tal i com es detalla a continuació:

  • Cal tenir present que només es pot sol·licitar el DL de les publicacions produïdes a Catalunya en exemplars múltiples amb fins de difusió.
  • Per poder demanar el DL via web fa falta un codi de sol·licitant i contrasenya que l'Oficina de DL de la Biblioteca de Catalunya atorga a cada entitat (segons el seu NIF). Atès que la UPC té un únic NIF, totes les unitats de la mateixa comparteixen el mateix codi i contrasenya de sol·licitant.
  • Per aquest motiu, les diverses unitats de la UPC que vulguin demanar nous dígits de DL, a mida que els necessitin per a les seves publicacions, hauran de posar-se en contacte amb el Servei de Propietat Intel·lectual (SEPI) mitjançant el seu formulari de sol·licitud. En aquest formulari només cal indicar les dades bibliogràfiques disponibles de l'obra: títol, autor, editor...

Quan un autor s'edita la seva obra sense que intervingui cap editor o impressor (autors-editors), també podrà sol·licitar el número de dipòsit legal dirigint-se personalment a l'Oficina del dipòsit legal més propera i presentant el DNI i dades certes d’adreça, telèfon i correu electrònic.

3. Edició del Dipòsit Legal

Abans de demanar un Dipòsit Legal, les unitats editores de la UPC han de tenir molt present que, tal i com estableix la web de l'Oficina de DL:

Un cop s'hagi fet la sol·licitud mitjançant el formulari de sol·licitud del SEPI, el sol·licitant rebrà per correu electrònic el número de DL corresponent.

A continuació, la unitat editora haurà d'incloure el DL a la publicació, sempre respectant les directrius establertes per l'Oficina de DL:

  • En els llibres i en els fullets impresos el número de dipòsit legal figurarà en el mateix full que l'ISBN, al revers de la portada o a la portadella  (full que precedeix la portada d'un llibre i on sol haver-hi només el títol de l'obra).
  • En la premsa diària, anuaris i revistes impreses, el número de dipòsit legal figurarà a la capçalera de cada exemplar. En les revistes amb portada i format de llibre, figurarà al revers de la portada o a la portadella.
  • La resta d'impresos portaran el número de dipòsit legal en un lloc ben visible.
  • Els discs (sonors, CD-ROM, etc.) portaran imprès el número de dipòsit legal a l'etiqueta o a la part central de la placa i a la coberta de cada disc. Cal que el fabricant del disc faciliti a l'impressor de la bossa o del contenidor el número del dipòsit legal, en el cas que el fabricant del disc i el del contenidor no siguin el mateix.
  • El DL s'ha d'incloure amb aquest format, precedit de les sigles "DL" (sense cap punt). Per exemple: DL B. 8411-2012
  • Els diferents toms d'una obra unitària (obra multivolum) tenen el mateix número de dipòsit legal (encara que tinguin ISBNs diferents) seguit, en números romans i entre parèntesis, del número que correspon al volum. Per exemple:
  • DL B (número)-2014 (I)
  • DL B (número)-2014 (II)
  • DL B (número)-2014 (III)
  • ...

4. Tramesa dels exemplars

Un cop editada l'obra amb el Dipòsit Legal i abans de la seva distribució o venda, el sol·licitant ha de fer arribar a l'Oficina de DL diversos exemplars de la mateixa, la qual cosa garanteix la seva preservació i conservació com a part del patrimoni bibliogràfic i documental.

L'incompliment de la tramesa dels exemplars és objecte de sanció per part de l'Oficina de DL, sanció que haurà d'assumir la unitat de la UPC sol·licitant. Per tant, és molt important tenir present que aquest lliurament d'exemplars és obligat, sigui quin sigui el tipus de publicació (llibre, revista, plànol...), format de la mateixa (paper, CD...), i/o estigui destinada a la venda o no.

Per saber el nombre exacte d'exemplars que cal lliurar a la Biblioteca de Catalunya, cal consultar l'apartat "Quants exemplars cal lliurar" de la seva web:

  • 4 exemplars de llibres i fullets impresos
  • 4 exemplars de cada número imprès de revista, diari i anuari
  • 3 exemplars de documents sonors i audiovisuals
  • 3 exemplars de documents electrònics (p. ex., CD-ROM)
  • Cap exemplar ni còpia de les publicacions electròniques en línia (e-llibres o e-revistes) a les quals, tal i com estableix el Reial Decret 635/2015, a partir del 25 d'octubre de 2015 es va deixar d'atorgar el número de dipòsit legal.

A les publicacions periòdiques (revistes, diaris o anuaris) se'ls hi assigna un sol número de dipòsit legal a tota l'obra que s'ha d'imprimir en cadascun dels seus números. No obstant això, tot i que el DL sigui el mateix, caldrà enviar igualment els corresponents 4 exemplars (o 1 còpia en el cas de les e-revistes) de cada número publicat a l'Oficina de DL.

L'anul·lació de l'edició de qualsevol obra (per exemple, el tancament de la publicació d'una revista) s'ha de comunicar a l'Oficina de DL, comunicació que les persones o entitats sol·licitants de la UPC poden fer mitjançant l'adreça <sepi.bupc@upc.edu>.

Atès que el Servei de Biblioteques, Publicacions i Arxius disposa d'un servei de missatgeria amb què pot enviar els exemplars a l'Oficina de DL de la Biblioteca de Catalunya, les persones sol·licitants poden enviar-los per correu intern a la següent adreça:

Els exemplars han de ser lliurats abans de dos mesos, comptats a partir de la data de la sol·licitud:

  • Si després de dos mesos d'haver sol·licitat el número de Dipòsit Legal l'obra no s'ha publicat, caldrà fer una nova sol·licitud demanant una pròrroga o comunicar-ne l'anul·lació. La pròrroga tindrà un durada definitiva de dos mesos més.
  • Acabat aquest termini, si l'oficina corresponent no rep cap notícia, podrà iniciar una proposta de sanció que haurà d'assumir la unitat de la UPC sol·licitant.